Schimbarea administratorului nu e nici complicată, nici ilegală, nici motiv de scandal în bloc. Se decide în adunarea generală, se notifică administratorul actual, iar gestiunea se predă pe bază de proces-verbal, în cel mult 5 zile de la încetarea contractului. Partea grea nu e decizia — e predarea, iar acolo se pierd cel mai des bani și documente.
Mai jos aveți procedura completă, cu temeiul legal pentru fiecare pas și cu lista documentelor pe care aveți dreptul să le primiți.
Când se poate schimba administratorul
Depinde de contractul în vigoare. Administratorii sunt angajați fie pe contract individual de muncă, fie pe contract de prestări servicii (art. 64 alin. 4 din Legea 196/2018), iar condițiile de încetare sunt cele din contract și din legislația aplicabilă fiecărui tip.
Verificați în contract:
• durata — determinată sau nedeterminată
• termenul de preaviz
• condițiile de denunțare unilaterală
• eventuale penalități pentru încetare înainte de termen
Un caz separat: dacă administratorul și-a îndeplinit defectuos obligațiile și a cauzat prejudicii asociației, adunarea generală poate hotărî retragerea unei sume din garanția lui, pentru acoperirea prejudiciului (art. 67 alin. 4).
Pasul 1 — convocarea adunării generale
Alegerea și revocarea administratorului nu se decid în comitet. Sunt atribuții ale adunării generale (art. 53).
Cine convoacă:
• președintele asociației sau comitetul executiv
• sau cel puțin 20% din numărul proprietarilor membri (art. 47 alin. 3)
Cu cât timp înainte: proprietarii trebuie anunțați cu cel puțin 10 zile înainte de data stabilită, prin afișare la avizier și pe bază de tabel nominal convocator. Pentru cei care nu au fost anunțați astfel, convocarea se face prin poștă, cu scrisoare recomandată, conținut declarat și confirmare de primire (art. 47 alin. 4).
Adunările extraordinare și cele reconvocate se pot convoca cu cel puțin 3 zile înainte.
Ce trebuie să scrie în convocare: ordinea de zi, explicit. Dacă „încetarea contractului cu administratorul actual și angajarea unui nou administrator” nu apare pe ordinea de zi, hotărârea luată în acea ședință poate fi atacată.
Atenție la un blocaj frecvent. Dacă președintele refuză să convoace adunarea, proprietarii care au strâns cele 20% de semnături pot convoca ei înșiși, cu respectarea aceleiași proceduri: termen, afișare, ordine de zi.
Pasul 2 — cvorumul și votul
La prima convocare, adunarea poate adopta hotărâri dacă majoritatea proprietarilor membri sunt prezenți, personal sau prin reprezentanți cu împuternicire scrisă și semnată (art. 48 alin. 1).
Dacă nu se întrunește cvorumul de jumătate plus unu, ședința se suspendă și se reconvoacă în maximum 15 zile (art. 48 alin. 2).
La adunarea reconvocată, hotărârile se pot adopta indiferent de numărul celor prezenți, prin votul majorității acestora — dar numai dacă există dovada că toți membrii au fost convocați corect: tabel convocator sau scrisoare recomandată cu confirmare de primire, plus afișare la avizier (art. 48 alin. 3).
Dovada convocării e esențială. Fără ea, hotărârea de la reconvocare e vulnerabilă.
Fiecare proprietar are un vot pentru unitatea sa de proprietate (art. 49 alin. 3 lit. a).
Hotărârile devin obligatorii de la data afișării la loc vizibil, inclusiv pentru proprietarii care nu au fost prezenți și pentru cei care nu sunt membri ai asociației (art. 48 alin. 4).
Pasul 3 — procesul-verbal al adunării
Procesul-verbal trebuie să consemneze clar:
• data, ora și locul
• modul de convocare și dovada acestuia
• numărul proprietarilor prezenți și al celor reprezentați
• constatarea întrunirii cvorumului
• ordinea de zi
• hotărârea luată, cu numărul de voturi pentru, împotrivă și abțineri
• semnăturile
Se afișează la avizier. Din acel moment produce efecte.
Pasul 4 — notificarea administratorului
Comunicați hotărârea în scris, cu confirmare de primire. În notificare menționați:
• hotărârea adunării generale și data acesteia
• data încetării contractului, calculată cu respectarea preavizului
• obligația de predare a gestiunii în 5 zile de la încetarea contractului
• data, ora și locul stabilite pentru predare
• solicitarea ca predarea să se facă în prezența președintelui și a cenzorului
Păstrați dovada comunicării. Contează dacă se ajunge la litigiu.
Pasul 5 — predarea gestiunii
Aici se decide dacă schimbarea a fost reușită sau costisitoare.
Legea e foarte precisă. În cazul schimbării administratorului, vechiul administrator este obligat să transmită noului administrator, pe bază de proces-verbal de predare-primire vizat de președinte și de cenzor, în termen de 5 zile de la încetarea contractului (art. 69 alin. 1):
• totalitatea documentelor, bunurilor și valorilor aflate în administrare
• situația financiar-contabilă a asociației și a fiecărui proprietar în raport cu asociația
• situația soldurilor elementelor de activ și de pasiv la data predării
• chitanța de plată cu care s-a făcut ultima încasare
• numele proprietarilor restanțieri și sumele restante
• contractele în derulare
• plățile care urmează a fi făcute după data predării
În același termen de 5 zile se predă și contabilitatea fondului de reparații și a fondului de rulment (art. 71 alin. 5).
Lista de verificare la predare
Nu semnați procesul-verbal până nu ați parcurs fiecare punct:
Bani și conturi
• soldul casieriei, numărat fizic și confruntat cu registrul de casă
• extras de cont la zi
• corelarea soldurilor din fișele de fond cu banii efectiv existenți
Fonduri
• fișa fondului de reparații, cu toate alimentările și utilizările
• fișele nominale de fond de rulment, pe fiecare apartament — cine, cât și când a constituit
• fișa fondului de penalități
Documente contabile
• registrele contabile
• listele de plată
• chitanțierele folosite și nefolosite, cu seriile consemnate
Situația proprietarilor
• lista restanțierilor, cu sume și vechimi
• facturile neachitate către furnizori
Documente juridice și tehnice
• contractele în derulare
• cartea tehnică a construcției
• arhiva
• ștampila și cheile
Fișele nominale de rulment merită atenție specială. Fără ele, restituirea fondului de rulment la vânzarea unui apartament devine imposibil de probat. Sunt printre primele documente care „se pierd” la o predare făcută superficial.
Rolul cenzorului
Cenzorul verifică gestiunea la zi și consemnează concluziile. Orice diferență constatată se trece în procesul-verbal și devine temei pentru recuperarea sumelor de la vechiul administrator, inclusiv din garanție.
Regula pe care comitetul nu trebuie s-o încalce: nu semnați procesul-verbal de predare până când soldurile fișelor de fond nu se închid matematic cu banii din cont și din casierie. Semnătura dată pe solduri neverificate mută răspunderea pe noul administrator și pe dumneavoastră.
Ce faci dacă administratorul refuză să predea
Sancțiunea legală e serioasă și merită cunoscută înainte de a începe procedura.
Administratorul care nu predă conform legii nu este descărcat de gestiune și poate fi acționat în instanță de asociația de proprietari (art. 69 alin. 2).
Practic: răspunderea lui pentru gestiune rămâne deschisă, iar garanția rămâne blocată.
Pașii uzuali, în ordine:
1. Notificare scrisă cu confirmare de primire, prin care i se pune în vedere obligația legală și termenul
2. Sesizarea primăriei de sector, care are atribuții de îndrumare și control asupra asociațiilor
3. Acțiune în instanță — obligație de a face
4. Plângere penală, dacă există indicii de abuz de încredere sau de însușire de sume
Ultimele două ies din sfera administrării curente. Acolo aveți nevoie de avocat.
Dacă documentele lipsesc sau au fost distruse
Se întâmplă, iar legea prevede procedura. În caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor financiar-contabile, se iau măsuri de reconstituire în termen de maximum 30 de zile de la constatare (art. 26 din Legea contabilității nr. 82/1991).
Cum se procedează:
• proces-verbal de constatare: ce lipsește, în ce împrejurări, cine a constatat
• sesizarea poliției, dacă există suspiciune de sustragere
• reconstituirea din surse externe: duplicate de facturi de la furnizori, extrase de cont de la bancă, copiile listelor de plată de la proprietari, exemplarele depuse la primărie
• documentele reconstituite se marchează ca atare
Miza e mai mare decât ordinea în acte. „Arhiva a dispărut” este scenariul-tip al gestiunilor problematice, iar restanțele care nu mai pot fi dovedite devin, practic, nerecuperabile.
Ce verificați la noul administrator
Înainte să semnați contractul, cereți și verificați:
Atestatul. Candidații pentru funcția de administrator trebuie să prezinte comitetului executiv atestatul prevăzut de lege și cazierul judiciar din care să rezulte că nu au fost condamnați definitiv pentru infracțiuni economico-financiare (art. 64 alin. 5).
Pentru firme, atestatul pentru toți angajații. Aici e condiția cel mai des eludată în piață: persoanele juridice specializate au obligația obținerii atestatului pentru toți angajații care prestează activitatea de administrare a condominiilor (art. 64 alin. 7). Nu doar administratorul firmei „pe hârtie”, ci fiecare persoană care lucrează efectiv pe blocul dumneavoastră.
Asigurarea de răspundere civilă profesională. La solicitarea asociației, administratorii sunt obligați să încheie, pe cheltuiala proprie, polițe de asigurare de răspundere civilă profesională (art. 68). Solicitați-o.
Desemnarea nominală în contract. Cereți ca persoana care va deservi efectiv blocul să fie numită în contract. Altfel, avantajul continuității pe care îl oferă o firmă se transformă în diluarea responsabilității.
Greșelile care transformă schimbarea în proces
• Ordinea de zi incompletă — dacă revocarea nu e trecută explicit în convocare, hotărârea e atacabilă
• Convocarea nedovedită — mai ales la adunarea reconvocată, unde dovada convocării tuturor e condiția de validitate
• Predarea „pe încredere”, fără proces-verbal și fără listă de documente
• Semnarea procesului-verbal pe solduri neverificate
• Lipsa cenzorului la predare, deși legea cere viza lui
Pe scurt
Schimbarea administratorului e o procedură cu termene clare: 10 zile pentru convocare, maximum 15 zile pentru reconvocare dacă nu se întrunește cvorumul, 5 zile pentru predarea gestiunii de la încetarea contractului.
Ce contează cel mai mult nu e votul, ci procesul-verbal de predare. El decide dacă asociația pornește cu situația la zi sau moștenește probleme pe care le va descoperi peste luni.
Aveți o întrebare punctuală? Alma, asistentul de pe site, răspunde din Legea 196/2018 și din legislația conexă.
Vreți subiectul în detaliu? Tratat pe larg în „Manualul complet al administratorului de condominii”, întrebările nr. 67, 78 și 120.
Aveți o situație concretă în asociația dumneavoastră? Sunați la 0727 638 065. Consultația inițială e gratuită.
Articol cu caracter informativ, actualizat la data publicării. Nu constituie consultanță juridică. Pentru litigii în curs, adresați-vă unui avocat.
Comentarii recente